中國藥膳研究會

（2020年6月22日會長擴(kuò)大會議修訂）

為加強(qiáng)對本會資料檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料檔案，為藥膳事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，制定本管理制度。

一、檔案的立卷、歸檔

1、本會和本會各部門各機(jī)構(gòu)在工作中形成的，對今后工作具有指導(dǎo)、憑證和查考作用的各類文件、規(guī)章制度、會議記錄、人事勞資、規(guī)劃計劃、總結(jié)報告、財務(wù)賬簿、審計報告、統(tǒng)計資料、項(xiàng)目方案、協(xié)議合同、授權(quán)文書、圖片照片、錄音錄像、媒宣材料以及其他具有保存價值的資料，均要立卷、歸檔，由辦公室統(tǒng)一管理。

2、本會工作、活動的檔案資料，由辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔。

3、各部門各機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確定專人負(fù)責(zé)本部門本機(jī)構(gòu)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作，做到“一事一結(jié)、一歸一交”。移交的檔案應(yīng)有經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人簽字。

二、歸檔要求

1、需歸檔的各類文件、資料，應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，圖號正確，簽署完整，裝訂整齊。

2、辦公室檔案管理人員對移交的檔案，要當(dāng)面清點(diǎn)、核對。不符合要求的要退回重新整理，符合要求的在《檔案交接冊》上填記移交時間、內(nèi)容和簽字。

三、檔案的保管

1、檔案保管指定專人、專柜管理。管理人員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密。

2、檔案資料要采用科學(xué)方法管理，做好案卷排列和編制案卷目錄工作，按短期、長期和永久保管期限分別管理。

3、對檔案的調(diào)進(jìn)、移出等變化要做好登記，經(jīng)常清點(diǎn)核對，定期檢查。對損壞的檔案要及時進(jìn)行復(fù)制修補(bǔ)，以保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

4、對保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，須按國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理。

5、做好檔案的防塵、防潮、防霉、防蟲、防火和防盜等保護(hù)工作。

四、檔案的查閱、借閱和復(fù)印

1、會內(nèi)人員查閱檔案，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)、重要的核心檔案須報經(jīng)會長批準(zhǔn)方可查閱，一般只允許查閱其工作范圍內(nèi)的檔案。

2、會外人員須持單位介紹信，注明查閱人的身份和查閱目的，經(jīng)會長批準(zhǔn)方可查閱。

3、查閱檔案須有辦公室檔案管理人員陪同。未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自抄錄、拍照、復(fù)印或翻印。經(jīng)批準(zhǔn)的檔案復(fù)印，由辦公室負(fù)責(zé)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印。

4、檔案原件一般不外借。確因工作需要，須經(jīng)會長批準(zhǔn)，嚴(yán)格辦理借閱和歸還手續(xù)。借閱人員及檔案管理人員均須在《檔案借閱登記冊》上簽署姓名，并注明借閱與應(yīng)歸還日期。借閱檔案須及時歸還，一般不超過3天，如需延長借閱時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5、借閱人員應(yīng)當(dāng)當(dāng)面清點(diǎn)借閱的卷（份）數(shù)。歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，在《檔案借閱登記冊》上注銷。

6、借、查人員須愛護(hù)檔案，并確保其安全，不準(zhǔn)在檔案材料上作任何標(biāo)記，不得損壞檔案。

五、檔案的鑒定、銷毀

1、檔案銷毀前須經(jīng)嚴(yán)格鑒定，確已失去價值的檔案，經(jīng)歸檔的部門（機(jī)構(gòu)）審核、會長批準(zhǔn)后方可銷毀。

2、銷毀檔案的鑒定工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真。在檔案的存、毀難以確定時，要堅持“保存從寬，銷毀從嚴(yán)”的原則，防止把有價值的檔案銷毀。

3、建立《銷毀檔案登記表》，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記。

4、檔案銷毀現(xiàn)場須有兩人以上監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。